Informativa Privacy personale Docente - ATA - Collaboratori esterni

Gentile Collaboratore/Collaboratrice,

ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE n. 2016/679 (in seguito “GDPR”), La informiamo che il trattamento dei dati da Lei forniti sarà effettuato con modalità e procedure finalizzate a garantire che si svolga nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità dell’interessato, con particolare riferimento alla riservatezza e sicurezza, all’identità personale e al diritto alla protezione dei dati personali.

Rammentiamo che per trattamento si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione (art. 4 GDPR).

1. Oggetto del trattamento

I dati trattati dall’I.C. “Piazza Costa” si riferiscono a:

• dati anagrafici e identificativi (quali ad esempio nominativo, età, luogo e data di nascita, numero di telefono, email, codice fiscale, codice IBAN);
• informazioni relative alla famiglia (quali ad esempio stato civile, minori a carico, consanguinei, altri appartenenti al nucleo familiare, contatti di emergenza);
• informazioni relative alla posizione lavorativa (quali ad esempio giorno di assunzione, immissione in ruolo);
• informazioni relative a istruzione e informazioni professionali e lavorative;
• categorie particolari di dati (ai sensi dell’art. 9 e dell’art. 10 del GDPR, quali ad esempio dichiarazioni di infortunio, stato di gravidanza, cartella sanitaria, appartenenza alle categorie protette, partecipazione ad organismi rappresentativi dei lavoratori, casellario giudiziale).

2. Base giuridica, finalità del trattamento e origine dei dati

Le basi giuridiche di tale trattamento si ravvisano:

(i) nell’esecuzione di obblighi derivanti da un contratto di lavoro (ai sensi dell’art. 6.1, lett. b) del GDPR);
(ii) nell’adempimento di obbligazioni previste dalla legge (ex art. 6.1, lett. c) del GDPR);
(iii) nel suo consenso espresso ed inequivocabile (ex 6.1, lett. a) del GDPR).

I dati personali e le eventuali variazioni che Lei comunicherà in futuro all’I.C. “Piazza Costa” sono raccolti e trattati per le seguenti ed esclusive finalità:

2.1. Finalità connesse alla gestione del rapporto di lavoro, basate sull’obbligo legale cui è soggetto il Titolare del trattamento (per assolvere agli obblighi in materia di diritto del lavoro, di medicina del lavoro e per esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria):

• trattamento economico e giuridico del personale per il pagamento di eventuali oneri accessori, inclusa l’elaborazione l’invio dei cedolini paga relativi a tali oneri;
• riscossione delle quote relative a eventuali deleghe sindacali;
• adempimenti previsti dal D.Lgs. 81/08 in materia di salute e sicurezza sul lavoro;
• organizzazione del corpo docente e personale ATA e programmazione delle attività scolastiche (quali ad esempio l’utilizzo del numero di cellulare e dell’indirizzo email del lavoratore per comunicazioni legate ad esigenze operative del Titolare del trattamento).
• utilizzo di dati personali e/o sensibili per assicurazioni integrative e/o fondi di pensione integrativi.

2.2. Finalità ulteriori basate sul consenso dell’interessato:

• utilizzo delle fotografie del lavoratore per la pubblicazione delle stesse nei locali dell’Istituto scolastico;
• utilizzo delle fotografie del lavoratore per la pubblicazione delle stesse sul diario scolastico;
• utilizzo delle fotografie del lavoratore per la pubblicazione delle stesse sui giornali locali;
• utilizzo delle fotografie del lavoratore per la pubblicazione delle stesse sul sito internet istituzionale;
• pubblicazione di riprese audiovisive di attività didattiche e progetti collegati sul sito istituzionale

I dati personali in possesso del Titolare sono raccolti direttamente presso terzi, da registri o da elenchi pubblici e solo eventualmente possono provenire dall’interessato l’interessato. Il Titolare può, inoltre, venire in possesso di dati personali nell’adempimento di specifici obblighi relativi alla gestione del rapporto di lavoro, quali ad esempio quelli contabili, retributivi, previdenziali, assistenziali e fiscali.

3. Modalità del trattamento

Il trattamento si limita alle seguenti operazioni e con le seguenti modalità:

• raccolta dei dati presso le graduatorie del Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca, presso specifiche graduatorie per le supplenze e/o presso l’interessato;
• registrazione ed elaborazione su supporto informatizzato e cartaceo;
• organizzazione degli archivi in forma cartacea e/o informatizzata.
• raccolta dei dati presso l’interessato, tramite compilazione di modulistica cartacea o applicativi informatizzati;

I dati in questione non saranno oggetto di diffusione, mentre verranno o potranno essere comunicati a soggetti pubblici o privati che operano nell’ambito delle finalità sopra descritte.

4. Tempi di conservazione dei dati (Data Retention)

Il Titolare tratterà i dati personali per il tempo necessario ad adempiere alle finalità di cui sopra e comunque anche oltre detto termine  secondo le direttive del Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca (MIUR), come da disposizioni della Soprintendenza archivistica del Ministero per i Beni e le Attività Culturali (MiBAC) e per adempiere ad obblighi di legge e/o previdenziali nonché per finalità di tutela giurisdizionale.
Nel caso in cui il lavoratore sia trasferito presso un diverso Istituto scolastico, il fascicolo personale contenente i dati relativi allo stesso sono inviati alla scuola di destinazione e il Titolare del trattamento provvede all’archiviazione del certificato di prestazione del servizio.

5. Accesso al trattamento

Il trattamento può essere eseguito, oltre che dal Titolare del trattamento, dalle persone autorizzate al trattamento nell’ambito delle mansioni assegnate. I dati non saranno in alcun modo diffusi, potranno essere inoltre comunicati e trattati da soggetti terzi incaricati e debitamente nominati quali Responsabili del trattamento:

• istituti bancari al fine del pagamento di eventuali oneri accessori;
• istituti previdenziali al fine dell’adempimento di ogni obbligo previdenziale, assistenziale ed assicurativo;
• fornitori di servizi di supporto, nell’ambito degli adempimenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro (ad esempio RSPP/medicina del lavoro);
• altre figure previste per legge, regolamento o contratto, quali ad esempio il Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, ecc.

In ogni caso i dati non verranno comunicati a terzi non autorizzati o diffusi in alcun modo. A tal fine il trattamento è condotto con l’impiego delle misure di sicurezza idonee ad impedire l’accesso ai dati non autorizzato da parte di terzi e a garantirne la riservatezza.

6. Comunicazione dei dati

Senza la necessità di un espresso consenso, il Titolare potrà comunicare i Suoi dati per le finalità di cui al punto 2 ai seguenti soggetti:

• organismi di vigilanza, Autorità giudiziarie, Enti od Istituti preposti alla gestione dei singoli aspetti del rapporto di lavoro (ad esempio Inps, Inail, Ministero dell’Economia e delle Finanze);
• società di assicurazione per la prestazione di servizi assicurativi;
• altri soggetti cui la facoltà di accedere ai suoi dati personali sia riconosciuta da disposizioni di legge o di normativa secondaria o comunitaria.

Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi Titolari del trattamento.

7. Trasferimento dei dati

La gestione e la conservazione dei dati personali avverranno su server ubicati all’interno dell’Unione Europea del Titolare e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali Responsabili del trattamento. I dati non saranno oggetto di trasferimento al di fuori dell’Unione Europea.

8. Natura del conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto di rispondere

Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto 2.1 è obbligatorio. In loro assenza, non sarà possibile procedere con l’organizzazione dell’attività scolastica / con la firma del contratto. Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto 2.2 è facoltativo.

9. Diritti dell’interessato

Secondo le disposizioni del GDPR, l’interessato ha i seguenti diritti nei confronti del Titolare del trattamento:

• ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali (Diritto di accesso art. 15);
• ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo (Diritto di rettifica art. 16);
• ottenere la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e il Titolare del trattamento ha l'obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali, se sussistono determinate condizioni (Diritto all’oblio art. 17);
• ottenere la limitazione del trattamento in determinate ipotesi (Diritto alla limitazione del trattamento art. 18);
• ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro Titolare del trattamento, senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti, in determinati casi (Diritto alla portabilità dei dati art. 20);
• Si rammenta la previsione dell’art. 20.3 GDPR, secondo cui tale diritto non si applica al trattamento necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il Titolare del trattamento;
• opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano (Diritto di opposizione art. 21);
• ricevere senza ingiustificato ritardo comunicazione della violazione dei dati personali subita dal Titolare del trattamento (art. 34);
• revocare il consenso espresso in qualsiasi momento (Condizioni per il consenso art. 7).

Ove applicabile, oltre ai diritti di cui agli artt. 16-21 GDPR (Diritto di rettifica, diritto all’oblio, diritto di limitazione di trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione), l’interessato ha il diritto di reclamo all’Autorità Garante.

10. Modalità di esercizio del diritto

L’interessato che volesse esercitare i propri diritti può contattare il Titolare del trattamento all’indirizzo email: miic8ap009@istruzione.it

11. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è l’I.C. “Piazza Costa” – Piazza Costa 23, 20092 Cinisello Balsamo (MI) – tel. 02 6121691 – C.F. 85007630156.
L’elenco dei responsabili e degli autorizzati al trattamento è consultabile presso la sede del Titolare sopra citata. 

12. Aggiornamento della presente informativa

La presente Informativa potrà subire variazioni. Si consiglia quindi di controllare regolarmente questa informativa e di riferirsi alla versione più aggiornata. Eventuali modifiche sostanziali saranno trasmesse agli interessati tramite avviso o pubblicazione sul sito internet scolastico.

13. Responsabile della Protezione dei Dati (DPO/RPD)

Il Responsabile della Protezione dei Dati è Frareg s.r.l. – Viale Jenner 38, 20159 Milano – tel. 02 6901 0030 – email dpo@frareg.com